Entscheidungen
Modul zur Entscheidungsverteilung
Während der Sitzungen werden Entscheidungen getroffen. Genehmigte Entscheidungen müssen an die jeweils zuständigen Personen verteilt werden. Eine effizientere Speicherung und einfachere Verteilung der getroffenen Entscheidungen erfolgt mithilfe des BoardPoint-Moduls für die Entscheidungsverteilung.
Das Modul für die Entscheidungsverteilung besteht aus den folgenden Aktivitäten:
Verteilerlisten definieren
Übertragung der Entscheidungen aus den Sitzungen in das Register der Entscheidungen
Bekanntgabe der Entscheidungen
Vorteile der Verwendung des Entscheidungsmoduls:
- ein zentraler Ort für die Speicherung von Entscheidungen;
- ein Informationsverlust ist unmöglich;
- kontrollierte, schnelle und sichere Verteilung von Dokumenten;
- Zugriff auf Dokumente auf der Grundlage der gewährten Zugriffsrechte und
- Sicherheitsrichtlinien der Organisation;
- Möglichkeit, Entscheidungen zur Einsicht zuzuteilen;
- Möglichkeit der Umverteilung von Entscheidungen auf niedrigere Ebenen;
- Aufzeichnungen über die Zugriffe auf die Entscheidungen;
- Senden und Empfangen von Benachrichtigungen per E-Mail;
- schnellere Suchzeit.
Die Entscheidungen aus den Sitzungen werden im Entscheidungsregister veröffentlicht und nach verschiedenen Kategorien klassifiziert.
Abhängig von den Zugriffsrechten auf die Entscheidungen werden Verteilerlisten von berechtigten Benutzer erstellt. Die Verteilerlisten können zur einfacheren Verteilung im Voraus definiert oder für jede Entscheidung neu erstellt werden.
Bevor eine Entscheidung an das Register übermittelt wird, können die Verteilerlisten – die Benutzergruppen (Entfernen oder Hinzufügen) – jederzeit geändert werden.
Die Entscheidungen werden für die Mitglieder der Verteilerlisten erst nach der Veröffentlichung sichtbar.
Die Benachrichtigung über eine veröffentlichte Entscheidung kann per E-Mail versendet werden, wobei das System zuvor erstellte Textnachrichtenvorlagen generiert, die bei Bedarf vor dem Versenden der Benachrichtigung geändert werden können.