Modul Odluke
Modul distribucije odluka
Prilikom održavanja sjednica usvajaju se odluke. Usvojene odluke neophodno je distribuirati ovlaštenim osobama. Za efikasnije pohranjivanje i olakšanu distribuciju usvojenih odluka koristi se BoardPoint modul za distribuciju odluka.
Modul za distribuciju odluka sastoji se od sljedećih aktivnosti:
Definiranje distribucijskih lista
Prijenos odluka iz sjednica u registar odluka
Objava odluka
Prednosti korištenja modula Odluke:
- centralno mjesto za pohranu Odluka;
- nemogućnost gubitka informacije;
- kontrolirana, brza i sigurna distribucija dokumenata;
- pristup dokumentima na osnovu dodijeljenih prava pristupa i sigurnosnoj politici organizacije;
- mogućnost dodjeljivanja odluka na uvid;
- mogućnost redistribucije odluka na niže razine;
- evidencija pristupa odlukama;
- slanje i primanje obavijesti putem e-mail-a;
- ubrzano vrijeme pretrage.
Odluke sa sjednica se objavljuju u Registar odluka pri čemu se klasificiraju prema različitim kategorijama.
Ovisno o pravima pristupa odlukama, kreiraju se distribucijske liste ovlaštenih korisnika. Distribucijske liste se mogu, radi lakše distribucije unaprijed definirati ili se mogu iznova kreirati za svaku odluku.
U bilo kojem trenutku, prije slanja odluke u Registar, može se izvršiti promjena distribucijske liste – grupe korisnika (uklanjanje ili dodavanje).
Odluke postaju vidljive članovima distribucijskih lista tek nakon objave.
Obavijest o objavljenoj odluci moguće je poslati putem elektronske pošte pri čemu sustav generira unaprijed kreirane predloške teksta poruke koji se, ukoliko je potrebno, može promijeniti prije slanja obavijesti.